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    怎样把握好秘书的角色

    来源:网络  时间:2017-07-01 00:50:00

         摘 要:不同的岗位赋予了工作者不同的岗位职责,不同的岗位职责限制了工作者不同的工作范围。秘书的地位是从属于领导的,其职责是服务于领导,辅佐领导决策。如何把握好秘书角色的分寸,为秘书工作定好位、定准位,是秘书开展好工作的先决条件。
      关键词:秘书 角色 定位
      社会是个大舞台,领导也好,秘书也好,大家都在这个舞台上扮演各自的角色。而不同的角色,在“剧”中有不同的要求,不能随心所欲。领导的运筹帷幄,决策千里,秘书的鞠躬尽瘁,辅佐决策,不同的角色赋予了他们不同的工作职能。研究秘书角色的分寸,指的是作为一名秘书人员应明确自己所处的角色、地位,知道与自己角色、地位相符的身份,以此决定自己在处理与其他角色(比如领导)关系时的行为。
      一、角色艺术之一:善解人意,服好务
      秘书的主要职责是为领导服务,就是要按领导意图办事,知己知彼,百战不殆。因此,要为领导服好务就必须要研究如何有效地认识、理解领导。
      理解领导,要弄清领导的工作习惯。习惯的形成往往没有什么道理可讲,即使有些习惯看起来似乎违背了常规、常理、常态 ,但未对他人造成侵害,未对社会秩序形成干扰,也就无需加以指责和校正。人生百态,每个人的习惯都是其中一景。秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在哪个单位;不管你是为一位领导人当秘书,还是同时为几位领导人服务,你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好,甚至他的工作经历,都应当了解得清清楚楚。这样,就可以把服务工作做得恰到好处,就容易配合协调,节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题,是秘书人员不但应有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与领导人的特长、爱好相接近。领导人都有个人的爱好和专长,或喜欢听音乐,或喜欢绘画书法;或擅长总结经验、写文章等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来,不会也要学会,以便有共同语言,从生活上能打成一片,工作上便于服务。
      上班没几天,第一次向领导汇报工作,我发现领导听着听着就会将头低下去看办公桌上的资料。给我的感觉就像领导正全神贯注于看资料,我感到颇不愉快,心里很不是滋味,于是就停止了汇报,等领导看完资料。这时领导头抬起来,示意我继续往下讲。事后我从其他老师那里得知:这是领导思考问题的习惯(其实他并不是真正的在看资料)。只有在埋头思考的过程中,他才能平心静气地理清思路,对问题深入思考,做出正确的判断。在我们的工作生活中,也许每个人都有让别人感觉莫名其妙的习惯,这时,不妨宽容的去适应他。如果人人都,这样去做,那将会减少许多人际之间无谓的是非摩擦。
      理解领导不妨来一个换位思考。领导往往着眼大局,从长远考虑问题,而秘书有时受经历、能力等客观因素的限制,很难与领导想到一块,这就形成了沟通障碍。但是如果设身处地的想一想,许多问题也许会豁然开朗,达成共识。所谓“将心比心”,就是讲的角色转换。秘书要了解领导,不妨先站在领导的角度,把自己摆在需要了解的位置上,去体验一下,看看自己会产生什么样的需要、情感和思想,这就势必会减少很多误会,从而维持和谐的人际关系。事实上,站在领导者的思想高度和具体立场,同步思考问题,是秘书人员准确把握领导意图,自觉与领导保持一致的一条重要途径。
      有一次,有位老师向领导要求,让其直系亲属在培训中心招待所免费住几天。当时我在想,这样小小的要求,且又在领导的权利范围内,领导肯定不会拒绝。然而出乎意料的是领导却拒绝得斩钉截铁。那老师着急的直跺脚。我想不明白为什么领导不帮这个忙呢?面对我的疑惑,领导说:不是我不通人情,我也想帮她。可是很多事情难以说清,住培训中心必须缴费方可住宿。可一旦开了先例,制度就名存实亡,起不到约束作用了。至此我才明白领导的一片苦心。之后我学会了换位思考,在出现分歧产生矛盾时,秘书应该站在领导者的角度思考问题,维护整体利益。
    要理解领导,还要正确理解领导意图。领导意图是通过语言和非语言性方式所表达出来的愿望要求等,是包含在诸如指示、谈话、动作、表情等各种语言和非语言性暗示中的核心思想和精神实质,领导的意图如果理解不了或理解得不准确,秘书人员就无法与领导共事,“戏”就无法演下去。在领导身边工作的秘书,应该颇具灵气,有极强的悟性,还需要善于辨证思考,善于察言观色,才能为领导做好服务。
    二、角色艺术之二:认准位置,不越位
    不越位,说的是秘书人员在与领导的交往中要认准位置,明确自己所扮演的角色----特定的地位、身份、场合,依此而确定自己的位置。秘书只是领导的助手,智慧再高,能力再强,也不可过于锋芒毕露,以免引发领导的不满。恃才傲物,轻上傲上都是愚昧的行为。
      要把握不越位须注意五个环节,一要注意场合不越位。有些场合不宜张罗过头,否则就有喧宾夺主的嫌疑。二要注意工作不越位。有的人认为,作为下级多做点工作总是可以的吧?不见得,有些工作说不定适合领导自己去做,在这种情况下,如果你盲目的“积极”,就可能造成越位。凡是领导都希望自己比下级强,希望获得下级的尊敬和爱戴,如果你过分表现自己,就会给领导难堪。在领导面前展现才干没错,但要把握一个“度”,一种方式方法是“犹抱琵琶半遮面”,切不可忘乎所以“露”起来没完,要不然就要走背运了。下级只有认准地位,方可与领导和睦相处。三要注意表态不越位。表态是表明人们对某一事情的看法、基本态度,表态一定要符合自己的身份。作为秘书人员,长期在领导身边,切忌错乱表态。哪些话可以说,哪些话不能说,哪些话是自己想说的但如何通过领导自己的嘴讲出来,都要慎重把关。实习不久,单位要定制招生用手提袋,设计公司将设计方案拿到学校,当有位老师让我表态时,我罗列了他许多设计上的缺陷,比如色调搭配不合理,设计不够大方等,让领导别采用此方案。后来该设计方案被否定了,尽管我的意见都是符合实际情况的,但我还是犯了一次“越位”的错误。
      三、角色艺术之三:明哲保身,不介入
      人们常说人际关系难相处,是因为组织内部帮派林立,彼此都有着各自的思想、观点、利益、需求和势力范围。一旦威胁到各自的利益时,领导之间就难免要发生矛盾,产生磨擦。这时秘书怎么办?上策不介入。不介入,就是面对领导之间的矛盾,一方面在态度上与感情上不介入,保持中立,另一方面在行为上不介入,保持等距。所谓"神仙打仗,凡人发慌",秘书夹在当中很为难。领导之间发生的种种是非不明的矛盾,作为下级不必随意介入。主张“不介入”并不是说秘书人员不要是非标准,随波逐流,实际上是要求秘书人员不要去加剧领导之间的矛盾。 免费 本着减少矛盾、化解矛盾的原则,改善、建立领导与领导、领导与助手之间的正常关系。“不介入”要注意几个问题:第一不要随便传话。秘书人员与领导接触密切,平时谈话闲聊中,领导就可能会有意无意的把领导之间的某些不一致,这时秘书人员即使听到了也要装进耳中,烂在心中,权当没有听到,最忌传话。第二不要盲目附和。当领导就评论某人或议论某事,出现“两种声音”时,秘书人员一定要冷静思考,慎重对待,不可盲目附和某种声音,而对另一种声音不以为然,这样就会把自己卷入到矛盾之中。而要避免招惹是非的聪明之举就是采取不偏不倚调和折中的态度。第三不要乱发议论。有关领导意见不一致的一些情况,特别是没有公开的情况,秘书人员决不可不负责地随意广播,乱发议论。明智的做法是有利于领导团结的话就说,不利于领导团结的话不说,不给领导留下厚此薄彼的印象,使自己保持在一种灵活机动的位置上。
      四、角色艺术之四:有限克制,不冲动
      秘书人员长期与领导在一起,出现意见分歧或矛盾在所难免,这时秘书人员应该从容对待,有限克制,使双方重新揣度自己的意见的正确与否,是否强加与人,从而得到修正的机会。 因此,秘书人员就必须摆正位置,也就是说明确自己所扮演的角色,这样很重要。秘书提出意见、建议,发表的看法,都仅仅是协助领导决策,为领导提供参考。但是领导所做决策,所下达的命令不一定都是合理的,有时可能会有明显的错误。这时,我们必须弄清楚,到底是领导的错误,还是下级自以为是、自作聪明了。如果秘书并不能肯定领导决策的错误,而是觉得“似乎”错了,那最好还是二话不说,遵命照办,如果确实错了,也要从容对待,有限克制,不要立即表示反对意见,先按领导说的去做,给领导留一个重新思考的余地,也给自己留一个缓冲的机会,等事情做到一定的时候,决策失误已露出端倪之时,再向领导委婉地提出你的意见,以尽“劝谏”之责,那时领导必然会考虑你的意见,并对你有一个全新的看法。
      有限克制,不盲从,还有一个学会使用冷处理技巧的问题。冷处理是避免与领导当面冲突,以防激化矛盾的有效方法。发生矛盾与分歧时,秘书人员要沉得住气,要注意维护领导的“面子”。即使你是对的,领导错了,也要心平气和,用较婉转的方式加以弥补。遇上一时说不清的事情时,当时不要急于说清楚,往后放一放再说,这样的效果可能会更好些。
      服务是秘书工作之本,要做好秘书工作,要服好务就必须有不计得失、默默奉献的精神。秘书工作没有前台的辉煌,只有幕后的艰辛;没有显赫的名位,只有无私的奉献。自己为“同心会”编排的话剧获奖了,掌声是演员的,荣誉是“同心会”的。秘书工作者只有找准人生支点,正确对待名位,才能始终保持一种“看名利淡如水,视事业重如山”的精神追求。
      找准自己的定位,演好自己的角色。与领导配成搭档,努力成为他的好伙伴、好助手,提他担责分忧,随时随地抓住时机表示自己对他的忠心,永远站在领导这一边,以你的态度说明一个事实:我是你的好朋友,我会尽自己所能为你做事。以你的力量使上司更有光彩,其终极结果你会发出耀眼的光芒。

    参考文献


    [1] 朱传忠、叶明:《秘书理论与实务》杭州大学出版社,1995年8月第1版;
    [2] 周春彦、鞠琳、盛恩泽:《如何当好参谋》中国物资出版社,1999年8月1版。
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